I. XÁC ĐỊNH YÊU CẤU HỆ THỐNG
Khách sạn Hòa Bình II muốn Hệ thống hóa tin học
nhằm tự động hóa nghiệp vụ quản lý và phục vụ của Khách sạn sao cho đem lại hiệu quả cao nhất, chi
phí thấp nhất đem lại tính cạnh tranh cao trong thương mại dịch vụ.
1. Các qui trình nghiệp vụ chính:
a) Quản lý khai thác Phòng:
- Quản lý đăng ký thuê Phòng: Khi Khách đến thuê phòng, bộ phận lễ tân phải ghi nhận
lại các thông tin có liên quan đến khách
theo quy định chung của khách sạn
để tiện cho việc quản lý khách trong
thời gian họ đăng ký thuê Pphòng .Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được
quản lý dựa trên họ tên khách đăng ký,
số lượng phòng, ngày đến, ngày đi và số điện thọai liên lạc…..
- Quản lý đặt Phòng: Khách hàng có thể đặt phòng khi trạng
thái phòng chưa được thuê, khách hàng có thể gọi điện, gửi fax, email, đặt phòng
trực tuyến.
- Quản lý thông tin nhận Phòng: Sau khi đã làm thủ tục đăng ký thuê phòng, khách thuê sẽ được bộ phận lễ tân trao phòng và
chính thức ghi nhận thời gian mà họ nhận phòng. Khách sạn sẽ quản lý những thông tin như số phòng
nhận, họ tên người nhận phòng, ngày nhận, giờ nhận. Nếu đã đăng ký phòng trước
thì thông tin nhận phòng phải đúng với thông tin đăng ký đặt phòng đã khai báo
trước đó.
- Quản lý việc trả Phòng: Khi khách thuê có ý muốn trả phòng thì bộ phận lễ tân
có nhiệm vụ kiểm tra lại phòng mà họ trả dựa trên thông tin nhận phòng và những
dịch vụ mà họ sử dụng. Đồng thời phải lập hóa đơn cho tất cả những gì mà họ
phải thanh toán. Việc trả phòng được khách
sạn quản lý các thông tin sau: Số phòng trả, họ tên người trả, ngày trả,
giờ trả (chính sách trả phòng).
Tổng tiền = (Tiền Phòng
* Số ngày) + Tiền sử dụng Dịch vụ + (Tiền Phòng * Phụ thu) – Giảm giá
Khách hàng.
Trong đó :
+Giảm giá Khách hàng : dành cho khách quen của khách sạn.
+Phụ
thu tính theo chính sách trả phòng.
v Chính sách trả Phòng
ü Thời
gian trả Phòng mỗi ngày : 12h00 nếu quý khách
nhận phòng và sử dụng chưa đến 12h00 vẫn tính nguyên giá.
ü Trả
phòng sau 12h00 đến 13h00 : Không phụ thu tiền phòng.
ü Trả
phòng sau 13h00 đến 15h00 : Phụ thu 20% tiền phòng.
ü Trả
phòng sau 15h00 đến 17h00 : Phụ thu 40% tiền phòng.
ü Trả
phòng sau 17h00 đến 19h00 : Phụ thu 50% tiền phòng.
ü Trả
phòng sau 19h00: Tính thêm một ngày thuê.
b) Quản lý Khách hàng:
Khi
khách đến đăng ký và nhận phòng ở Khách
Sạn, mỗi người đều phải cung cấp những thông tin như: Họ tên, giới tính, địa
chỉ, điện thoại, số CMND (PassPort, Visa) …, quốc tịch để Khách Sạn có thể quản lý và trích suất thông tin
theo yêu cầu (hợp pháp).
c) Quản lý các Dịch vụ của Khách sạn:
Bên cạnh việc thuê Phòng,
Khách hàng còn có nhu cầu sử dụng các
loại Dịch vụ. Để đáp ứng điều đó, Khách
sạn đã cung cấp các loại dịch vụ như massage, karaoke, giặt ủi ,hồ bơi…
và các loại hình dịch vụ này sẽ được quản lý theo: Tên dịch vụ, đơn vị tính,
đơn giá.
d) Quản lý Nhân viên:
Các nghiệp vụ của Khách Sạn được đảm nhận thực hiện bởi một nhân viên cụ
thể của từng bộ phận vì vậy cần quản lý công việc của từng nhân viên.
e) Quản lý Phòng:
Mỗi Khách sạn sẽ có nhiều loại Phòng,
kiểu Phòng, mỗi loại có nhiều phòng tương ứng. Vì vậy, các phòng của Khách Sạn phải được quản lý dựa vào số phòng, loại phòng,
giá cơ bản.
Loại Phòng
|
Số lượng
|
Giá Phòng
|
Kiểu Phòng
|
Đặc biệt
|
03
|
350.000VND
|
02 Giường đơn+01 Giường
đôi
|
I
|
05
|
280.000VND
|
02 Giường đơn
|
05
|
01 Giường đơn và 01 giường đôi.
|
||
II
|
03
|
260.000VND
|
02 Giường đơn
|
III
|
02
|
230.000VND
|
01 Giường đôi
|
f) Thống kê:
·
Thống kê theo doanh thu Phòng:
+ Tính theo công thức:
Trong đó: DT: Tỷ lệ doanh thu trong tháng.
A:
Tổng doanh thu trong tháng mà Khách sạn
đã cho thuê.
T:
Tổng doanh thu thực tế của Khách sạn
gồm:
(([số
lượng Phòng đặc biệt] * [đơn giá Phòng đặc biệt])
+
[(số lượng Phòng loại I) * (đơn giá Phòng loại I)]
+([số
lượng Phòng loại II] * [đơn giá Phòng loại II])
·
Thống kê theo Đơn đặt Phòng (đăng kí Phòng trước
khi thuê Phòng).
·
Thống kê theo Phiếu thuê phòng.
·
Thống kê số lượng hủy Đơn đặt phòng.
2. Các yêu cầu chức năng:
a) Yêu cầu lưu trữ :
·
Lưu trữ thông tin người dùng.
·
Lưu trữ thông tin Khách hàng thuê Phòng, đặt Phòng.
·
Lưu trữ thông tin Khách hàng nhận, trả Phòng.
·
Lưu trữ thông tin Phòng.
·
Lưu trữ thông tin trạng thái Phòng.
·
Lưu trữ thông tin loại Phòng.
·
Lưu trữ thông tin Dịch vụ.
·
Lưu trữ thông tin sử dụng Dịch vụ của Khách hàng.
·
Lưu trữ thông tin loại Dịch vụ.
·
Lưu trữ chính sách trả Phòng.
·
Lưu trữ thông tin phiếu đăng ký thuê Phòng, phiếu
đặt Phòng.
·
Lưu trữ thông tin phiếu nhận Phòng.
·
Lưu trữ thông tin Hóa đơn.
b) Yêu cầu nghiệp vụ :
·
Quản lý người dùng.
·
Quản lý đăng ký thuê Phòng.
·
Quản lý đăng ký đặt Phòng.
·
Quản lý nhận, trả Phòng.
·
Quản lý Hóa đơn.
·
Quản lý Khách
hàng.
·
Quản lý Dịch vụ.
·
Quản lý Phòng.
·
Quản lý trạng thái Phòng.
c) Yêu cầu báo biểu :
·
In danh sách khách hàng, hóa đơn thanh toán, các
thống kê báo cáo.
·
Thống kê theo doanh thu phòng.
·
Thống kê theo đơn đặt phòng, đơn đặt phòng bị
hủy.
·
Thống kê theo đơn thuê phòng.
d) Các yêu cầu phi chức năng:
·
Giao diện hệ thống phải dễ sử dụng, trực quan,
thân thiện với mọi người dùng.
·
Cho phép truy cập dữ liệu đa người dùng.
·
Tính bảo mật và độ an toàn cao.
·
Tốc độ xử lý của hệ thống phải nhanh chóng và
chính xác.
·
Phần trợ giúp nghiệp vụ phải ngắn gọn, xúc tích
và dễ hiễu.
·
Có khả năng tương tác với các hệ thống khác, mở
rộng và năng cấp dể dàng.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét